IT für die Praxis — Patientendaten im eigenen Haus

Gesundheitsdaten gehören nach Artikel 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Für ihre Verarbeitung gelten strengere Voraussetzungen, und die technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen dem höheren Risiko entsprechen. Dazu kommt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB, die auch dann greift, wenn ein Dienstleister technischen Zugriff auf Systeme hat.

Daraus folgt keine Pflicht, alles selbst zu betreiben — Cloudlösungen für Praxen gibt es, und sie können rechtskonform ausgestaltet sein. Es folgt aber, dass Sie die Frage „wer könnte auf diese Daten zugreifen" beantworten und dokumentieren können müssen. Diese Antwort fällt kürzer aus, wenn die Daten in einem abschließbaren Raum in Ihrer Praxis liegen.

Damit die Erwartung von Anfang an stimmt:

• Ihr Praxisverwaltungssystem. Das bleibt, wo es ist. Wir ersetzen keine zugelassene Fachsoftware und wollen das auch nicht.
• Die Telematikinfrastruktur. Konnektor, Kartenterminals und die Anbindung an die TI laufen unverändert weiter und sind nicht unser Gebiet.
• Medizinische Geräte und deren Software. Alles, was als Medizinprodukt zugelassen ist, fassen wir nicht an.

Was wir liefern, liegt darunter und daneben: Dateiablage, Dokumentenbuch, E-Mail, Backup, Rechte, Protokolle und die Automatisierungen zwischen den Systemen — also der Teil, der in vielen Praxen historisch gewachsen und selten sauber aufgesetzt ist.

• Die Ablage ist gewachsen. Befunde, Arztbriefe, Scans und Fotos liegen auf mehreren Rechnern, teils auf USB-Platten, teils in einem Cloudordner, den vor Jahren jemand angelegt hat.
• Backups laufen — angeblich. In den seltensten Fällen wurde jemals eine Rückspielung getestet.
• Alle sehen alles. Rechte wurden nie differenziert, weil es im Alltag schneller ging.
• Bildgebung frisst Platz. Aufnahmen und Videodokumentation summieren sich, und in der Cloud kostet jedes Gigabyte.
• Abrechnung und Belege laufen nebenher, meist beim Praxisinhaber, meist abends.

Keines dieser Probleme ist medizinisch. Es sind Ablage- und Ablaufprobleme — und genau die lassen sich lösen, ohne die Fachsoftware anzufassen.

Ablage mit Protokoll

Jedes Dokument bekommt eine lückenlose Nummer, einen festen Ablageort und einen Eintrag darüber, wer wann was getan hat. Das hilft im Alltag beim Wiederfinden — und bei einem Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO können Sie aus eigenen Beständen antworten, ohne einen Dienstleister einbinden zu müssen.

Rechte und Rollen

Empfang, Behandlung, Abrechnung und Leitung sehen unterschiedliche Dinge. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist der Zugang mit einem Handgriff entzogen — und das ist nachweisbar.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Standard bei uns, kein Aufpreis. Bei besonders geschützten Daten sollte das keine Diskussion sein.

Backup, das geprüft wird

Jede Nacht vollständig im Haus, dazu eine kleine verschlüsselte Sicherung außer Haus für den Katastrophenfall. Beim Aufbau zeigen wir Ihnen, wie eine Rückspielung getestet wird — damit Sie es nicht glauben müssen.

Speicher, der nicht wehtut

Bildgebung und Videodokumentation sind im Haus vergleichsweise günstig. Das ändert oft die ganze Rechnung.

1. Bestandsaufnahme. Welche Daten liegen wo, wer greift zu, was ist bereits gesichert. Meist tauchen dabei zwei bis drei Ablagen auf, von denen niemand mehr wusste.
2. Ablage und Backup ins Haus. Der Schritt mit dem größten Gewinn und dem kleinsten Risiko — die Fachsoftware bleibt unberührt.
3. Rechte sauber setzen. Einmal richtig, danach nur noch pflegen.
4. E-Mail nachziehen, wenn Vertrauen in den Betrieb entstanden ist.
5. Belegfluss automatisieren — der Weg zur Buchhaltung spart dem Inhaber die Abende.

Für eine Praxis bis zehn Personen reicht in der Regel die Größe S mit 3 TB; bei viel Bildgebung ist M mit 12 TB die ruhigere Wahl.