Belege automatisch buchen und an DATEV übergeben

Wenn man den Ablauf einmal aufschreibt, wird deutlich, warum es so lange dauert. Ein einzelner Beleg wandert typischerweise durch sieben Hände beziehungsweise Zwischenstationen: Tankquittung in die Jackentasche, abends auf den Schreibtisch, in den Ordner, am Monatsende sortieren, einscannen, in eine Tabelle abtippen, an den Steuerberater schicken. Danach kommen die Rückfragen.

Der eigentliche Aufwand liegt nicht im Buchen. Er liegt im Sammeln, Sortieren, Abtippen und Nachfragen — also in genau den Schritten, die keinen fachlichen Wert haben.

1. Beleg per E-Mail. Der Mitarbeiter fotografiert die Quittung und schickt sie mit einem kurzen Satz an eine Adresse des Cockpits. Mehr passiert an dieser Stelle nicht — kein Formular, keine App, keine Schulung nötig.
2. Automatisch ausgelesen. Das Cockpit erkennt Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz aus dem Beleg und schlägt die Zuordnung vor.
3. Zugeordnet und abgelegt. Der Beleg landet in der richtigen Kategorie, bekommt eine lückenlose Nummer im Dokumentenbuch und ist ab da wiederauffindbar — mit Protokoll, wer wann was gemacht hat.
4. Zahlung angestoßen. Fällige Eingangsrechnungen werden zur Zahlung vorbereitet, fristgerecht statt kurz vor Ablauf.
5. Übergabe an DATEV. Belege und Buchungsdaten fließen zu Ihrem Steuerberater. Er sieht denselben Stand wie Sie, zur selben Zeit.

Der Punkt ist nicht, dass jeder einzelne Schritt neu wäre. Der Punkt ist, dass zwischen den Schritten niemand mehr etwas anfassen muss.

Wir halten es für wichtig, hier nicht zu viel zu versprechen. Die Erkennung arbeitet auf Ihrem eigenen Server und kommt bei sauberen, gut lesbaren Belegen sehr weit. Zuverlässig funktionieren:

• Betrag, Datum, Währung und Steuersatz
• Lieferant, wenn er bereits in Ihren Kontakten steht
• Zuordnung zu einer Kategorie, wenn ähnliche Belege schon einmal verarbeitet wurden
• Erkennen von Dubletten — also demselben Beleg, zweimal eingereicht

Grenzen gibt es bei unscharfen Fotos, stark zerknitterten Thermobons, handschriftlichen Belegen und bei Rechnungen mit ungewöhnlichem Aufbau. Diese landen nicht im Nirgendwo, sondern in einer Prüfliste, in der jemand kurz drüberschaut. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen — das System schlägt vor, es entscheidet nicht endgültig.

Belege sind heikle Daten. Sie enthalten Geschäftsbeziehungen, Preise, Konditionen und manchmal mehr über Ihre Lage, als Ihnen lieb ist. In unserem Aufbau werden sie auf Ihrer eigenen Maschine verarbeitet und abgelegt — sie verlassen das Haus nicht, außer auf dem Weg zu Ihrem Steuerberater.

Das hat drei praktische Folgen: Die Frage nach der Drittlandübermittlung stellt sich für diesen Verarbeitungsschritt nicht. Es gibt keine Beschränkung auf eine bestimmte Menge Belege pro Monat. Und die Ablage bleibt vollständig, auch wenn Sie irgendwann etwas anderes einsetzen wollen.

Mehr dazu, warum der Ort der Verarbeitung rechtlich und praktisch zählt, steht auf der Seite zur digitalen Souveränität.

• Einen Steuerberater, der digital arbeitet. Die meisten tun das längst. Fragen Sie ihn, in welcher Form er Belege am liebsten bekommt — danach richten wir uns.
• Eine Entscheidung über den Einreichungsweg. E-Mail ist der Weg mit der geringsten Hürde, weil ihn jeder ohne Erklärung beherrscht.
• Etwas Geduld in den ersten Wochen. Die Zuordnung wird mit jeder Korrektur besser, weil das System aus Ihren eigenen Belegen lernt.
• Eine Regel, wer die Prüfliste anschaut. Zehn Minuten in der Woche reichen in der Regel.