Wo die Zeit in der Verwaltung verschwindet
- Suchen. Der Beschluss von vor drei Jahren, der Handwerkervertrag, das Protokoll der letzten Versammlung — in Papierordnern, Mailpostfächern und auf Laufwerken verteilt.
- Fristen. Kündigungen, Wartungsintervalle, Ablesungen, Abrechnungstermine. Alles bekannt, nichts an einem Ort.
- Belege einsammeln. Handwerkerrechnungen kommen per Post, per Mail und manchmal als Foto.
- Auskunft geben. Eigentümer und Mieter fragen dasselbe mehrfach, weil der Stand nirgends nachlesbar ist.
- Übergaben. Wenn ein Objekt den Verwalter wechselt oder eine Kollegin ausfällt, beginnt die Suche von vorn.
Auffällig: Fast alles davon ist kein Fachproblem, sondern ein Ablageproblem.
Was sich mit einer geordneten Ablage ändert
Eine Objektakte statt fünf Ablagen
Verträge, Beschlüsse, Protokolle, Schriftverkehr, Rechnungen und Fotos am selben Objekt — mit lückenloser Nummerierung und einem Protokoll darüber, wer wann was abgelegt oder geändert hat.
Fristen, die sich melden
Wartungsintervalle, Kündigungstermine und Abrechnungsfristen liegen als Termine am Vorgang und erinnern von selbst, statt in einem Kopf zu wohnen.
Belege ohne Abtippen
Handwerkerrechnung fotografieren oder weiterleiten — Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen, die Rechnung landet am Objekt und geht ihren Weg in die Buchhaltung.
Vertretung ohne Einarbeitung
Wer einspringt, sieht denselben Stand. Das ist im Urlaub angenehm und im Krankheitsfall entscheidend.
Mieter- und Eigentümerdaten
Eine Verwaltung arbeitet mit fremden personenbezogenen Daten: Namen, Anschriften, Bankverbindungen, Mietverhältnisse, teils Auskünfte zur Zahlungsfähigkeit. Das sind keine besonderen Kategorien im Sinne von Artikel 9 DSGVO, aber es sind Daten, deren Verlust oder unbefugte Offenlegung realen Schaden anrichtet.
Praktische Folge: Sie sollten benennen können, wo diese Daten liegen, wer darauf zugreift und wie lange sie aufbewahrt werden. Liegen sie auf einem Gerät in Ihren Räumen, ist die Antwort kurz und überprüfbar — und Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO beantworten Sie aus eigenen Beständen, ohne einen Dienstleister einbinden zu müssen.
Ein eigener Server ersetzt kein Löschkonzept und kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Er macht beides nur erheblich leichter zu führen, weil Sie die Ablage tatsächlich kennen. Die rechtliche Bewertung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was bleibt, wie es ist
- Ihre Verwaltungssoftware. Abrechnung, Buchungskreise und Mahnwesen bleiben dort, wo sie sind. Wir ersetzen keine Fachanwendung.
- Ihre Bankverbindung und Zahlläufe. Nicht unser Gebiet.
- Ihre Arbeitsweise. Wir bauen um die vorhandenen Abläufe herum, statt neue vorzuschreiben.
Was dazukommt, ist die Schicht darunter: Ablage, Dokumentenbuch, E-Mail, Backup, Rechte, Protokolle und die Automatisierungen an den Übergängen. Für eine Verwaltung bis zehn Mitarbeiter reicht meist die Größe S; bei umfangreicher Scan-Ablage und langen Aufbewahrungsfristen ist M die ruhigere Wahl.
Häufige Fragen
Ersetzt das unsere Verwaltungssoftware?
Nein. Abrechnung und Buchhaltung bleiben in Ihrer Fachanwendung. Wir setzen bei der Ablage, den Dokumenten, der E-Mail, dem Backup und den Übergängen zwischen den Systemen an.
Können Eigentümer selbst Unterlagen einsehen?
Technisch ist ein geschützter Bereich möglich, in dem Beschlüsse und Abrechnungen bereitstehen. Ob und was Sie freigeben, ist Ihre Entscheidung — wir richten die Rechte so ein, wie Sie es festlegen.
Wie kommen die Altakten ins System?
Laufende Vorgänge nehmen Sie ab dem Umstellungstag digital auf; das Archiv wird nach Bedarf gescannt statt auf einen Schlag. Umfangreiche Übernahmen rechnen wir nach Aufwand ab, damit Sie nur zahlen, was tatsächlich anfällt.
Was ist bei einem Verwalterwechsel?
Weil die Objektakte vollständig an einem Ort liegt und in offenen Formaten gespeichert ist, lässt sie sich geordnet herausgeben. Das ist angenehmer als das übliche Zusammensuchen aus mehreren Systemen.