Die besondere Ausgangslage
In einer Kanzlei liegen Daten, die unter Verschwiegenheitspflicht stehen. Wer sie verarbeitet, muss nicht nur die DSGVO im Blick haben, sondern auch berufsrechtliche Anforderungen — und bei der Einbindung von Dienstleistern gelten zusätzliche Sorgfaltspflichten.
Daraus folgt keine Pflicht zum eigenen Server. Aber es folgt daraus, dass die Frage „wer könnte theoretisch auf diese Daten zugreifen" hier ein anderes Gewicht hat als in einem Betrieb, der Werkzeuge verkauft.
Wenn die Akten auf einer Maschine in Ihren Räumen liegen, ist die Antwort auf die Zugriffsfrage kurz und überprüfbar. Das erspart nicht die Dokumentation — aber es macht sie erheblich einfacher.
Was das Cockpit für Kanzleien mitbringt
- Dokumentenbuch mit lückenloser Nummerierung. Jedes Dokument bekommt eine Nummer, einen Ablageort und einen Eintrag darüber, wer wann was getan hat.
- Rollen und Rechte. Wer welche Mandate sieht, lässt sich fein steuern — wichtig bei Mandatswechseln, Referendaren und Aushilfen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung. Standard, nicht Aufpreis.
- Protokoll über Anmeldungen und Aktivität. Nachvollziehbar, ohne dass jemand Listen führen muss.
- Posteingang mit Auto-Ablage. Eingehendes wird beschriftet, verschlagwortet und dem Vorgang zugeordnet.
- Nächtliches Backup im Haus, ergänzt um eine kleine verschlüsselte Sicherung außer Haus für den Katastrophenfall.
Der Belegweg zwischen Mandant und Kanzlei
Für Steuerberatungen ist die Schnittstelle zum Mandanten der größte Zeitfresser — nicht die Buchung selbst, sondern das Beschaffen und Nachfragen.
Wenn Ihre Mandanten Belege digital einreichen und diese bereits ausgelesen und vorsortiert ankommen, verschiebt sich der Aufwand deutlich. Wie dieser Weg aussieht, beschreiben wir ausführlich auf der Seite zum automatischen Belegfluss und der DATEV-Übergabe.
Interessant ist dabei die umgekehrte Richtung: Etliche Kanzleien empfehlen ihren Mandanten inzwischen ein Setup, das die Belege bereits sauber aufbereitet anliefert — weil das für beide Seiten günstiger ist als Nacharbeit.
Was wir ausdrücklich nicht anbieten
Damit die Erwartung stimmt:
- Keine Fachsoftware. Ihre Kanzleisoftware bleibt, wo sie ist. Wir ersetzen sie nicht und wollen das auch nicht.
- Keine Rechtsberatung. Ob Ihr Verfahren berufsrechtlich und datenschutzrechtlich trägt, beurteilen Sie — Sie sind darin deutlich besser als wir.
- Keine Zertifizierung. Wir richten technisch sauber ein und dokumentieren, was wir tun. Ein Testat ist das nicht.
Was wir liefern, ist die Infrastruktur darunter: Ablage, E-Mail, Backup, Rechte, Protokolle und die Automatisierungen an den Übergängen.
Größe und Einstieg
Für eine Kanzlei bis zehn Berufsträger und Mitarbeiter reicht in der Regel die Größe S mit 3 TB; bei umfangreicher Scan-Ablage und langen Aufbewahrungsfristen ist M mit 12 TB die ruhigere Wahl. Beide enthalten das volle Cockpit und das volle Hosting — der Unterschied liegt in Leistung, Speicher und Nutzerzahl.
Ein sinnvoller erster Schritt ist selten der Komplettumzug. Häufig beginnt man mit Ablage und Backup im Haus, lässt E-Mail zunächst laufen und holt sie später nach, wenn Vertrauen in den Betrieb entstanden ist.
Häufige Fragen
Ersetzt das unsere Kanzleisoftware?
Nein, und das ist Absicht. Ihre Fachanwendung bleibt bestehen. Wir setzen darunter und daneben an: Ablage, Dokumentenbuch, E-Mail, Backup, Rechte und die automatisierten Übergänge zwischen den Systemen.
Wie ist das mit der Verschwiegenheitspflicht bei der Einrichtung?
Beim Aufbau und bei Wartungsarbeiten sind Zugriffe auf Systeme technisch möglich — das gilt für jeden IT-Dienstleister. Üblich und sinnvoll ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung samt Verschwiegenheitsverpflichtung; die schließen wir ab. Die berufsrechtliche Beurteilung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihnen.
Können Mandanten Dokumente sicher einreichen?
Ja, über einen geschützten Weg statt per unverschlüsselter E-Mail. Wie genau das aussieht, hängt davon ab, was Ihren Mandanten zumutbar ist — der beste Weg ist der, den sie tatsächlich benutzen.
Was passiert bei einem Prüfungs- oder Auskunftsersuchen?
Weil Ablage und Protokolle im Haus liegen, können Sie Auskunft aus eigenen Beständen geben, ohne einen Dienstleister einbinden zu müssen. Das vereinfacht sowohl Betriebsprüfungen als auch Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO.
Ist das für eine Zwei-Personen-Kanzlei nicht überdimensioniert?
Möglicherweise. Bei sehr kleinen Einheiten entscheidet meist, wie viel gescannt wird und wie sensibel die Mandate sind. Wenn beides gering ist, sagen wir Ihnen das offen — wir haben kein Interesse an einer Anschaffung, die sich nicht trägt.