Wo es im Handwerk typischerweise klemmt
- Angebote dauern zu lang. Wer als Erster ein sauberes Angebot schickt, bekommt oft den Auftrag. In der Praxis vergehen Tage, weil das Angebot abends nebenher entsteht.
- Belege kommen spät. Material wird unterwegs gekauft, die Quittung liegt wochenlang im Fahrzeug.
- Der Stand ist unklar. Welcher Auftrag ist fertig, was ist abgerechnet, wer schuldet noch Geld — die Antwort steckt in mehreren Köpfen.
- Fotos verschwinden. Baustellenbilder liegen auf privaten Handys, nicht beim Vorgang.
- Anfragen versanden. Der Anruf während der Arbeit wird nicht notiert, weil die Hände voll sind.
Keines dieser Probleme ist ein IT-Problem. Es sind alles Probleme des Informationstransports zwischen Baustelle und Büro.
Was sich praktisch ändert
Angebote aus dem Artikelstamm
Ihre Leistungen und Materialien liegen einmal hinterlegt. Ein Angebot entsteht durch Auswählen statt durch Abtippen, mit Vorschau vor dem Erstellen und als fertiges PDF. Was vorher ein Abend war, ist dann eine Viertelstunde.
Belege direkt von unterwegs
Quittung fotografieren, per E-Mail an das Cockpit, fertig. Betrag und Datum werden ausgelesen, der Beleg landet am Vorgang und geht seinen Weg zur Buchhaltung. Niemand sammelt mehr Zettel im Handschuhfach.
Aufträge und Rechnungen an einem Ort
Vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung mit DIN-5008-PDF und Mahnwesen — ein Vorgang, eine Nummer, ein Ablageort. Die Frage „wie weit sind wir da" hat eine Antwort, die jeder nachsehen kann.
Fotos und Dokumente am Vorgang
Baustellenbilder, Aufmaße, Lieferscheine liegen beim Auftrag statt auf Privatgeräten. Das hilft nicht nur der Ordnung, sondern auch im Streitfall.
Warum ein eigener Server im Handwerk gut passt
Drei Gründe, die speziell für Handwerksbetriebe gelten:
- Bilder und Pläne sind speicherhungrig. Fotodokumentation summiert sich schnell. In der Cloud kostet jedes Gigabyte, im Haus ist Speicher vergleichsweise günstig.
- Sie haben ohnehin einen Ort. Werkstatt oder Büro bieten meist genau das, was ein Server braucht: Strom, Netz, abschließbare Tür.
- Die Nutzerzahl schwankt. Saisonkräfte und Azubis kosten in einem Abo pro Kopf. Auf der eigenen Maschine sind die Nutzer im Paket enthalten.
Für einen Betrieb bis zehn Nutzer ist meist die Größe S passend, bei wachsenden Betrieben mit viel Fotodokumentation eher M. Die Einordnung nehmen wir im Gespräch vor — die Größenübersicht gibt Ihnen vorab ein Gefühl.
Ein realistischer Einstieg
- Anfrageformular auf der Website. Kurz, mobil bedienbar, landet direkt im Cockpit. Bringt sofort Ordnung in den Eingang und kostet wenig.
- Angebote und Rechnungen ins Cockpit. Der Schritt, den Ihre Mitarbeiter am schnellsten spüren.
- Belegfluss per E-Mail. Braucht keine App und keine Schulung.
- Ablage und Backup ins Haus. Fotos, Pläne, Dokumente — an einem Ort, jede Nacht gesichert.
- Automatisierung verketten. Erst wenn die Grundlagen laufen.
Sie müssen nicht alles auf einmal machen. Jeder Baustein ist einzeln zu haben, und der erste soll sich rechnen, bevor der zweite kommt.
Häufige Fragen
Funktioniert das Cockpit auch auf dem Handy?
Ja, es läuft im Browser und ist für die Bedienung unterwegs ausgelegt. Für den häufigsten Fall — einen Beleg einreichen — reicht ohnehin eine E-Mail mit Foto, was auf jedem Gerät ohne Einarbeitung funktioniert.
Können wir unser bestehendes Handwerkerprogramm behalten?
Häufig ja. Wir schauen uns im Vorgespräch an, was Ihr Programm kann und wo es Übergaben gibt. Wenn es Ihre Kalkulation gut abbildet, gibt es selten einen Grund, es abzulösen — dann ergänzen wir drumherum.
Wie kommen die Daten aus unserem alten System herüber?
Kontakte und Artikelstamm lesen wir im Rahmen der Standardeinrichtung ein. Umfangreichere Altdatenübernahmen rechnen wir nach Aufwand ab, damit Sie nur zahlen, was tatsächlich anfällt.
Was ist, wenn auf der Baustelle kein Netz ist?
Fotos und Belege lassen sich offline aufnehmen und werden verschickt, sobald wieder Verbindung besteht. Für die Arbeit im Büro ist eine stabile Verbindung ins Haus nötig — das ist Teil der Planung beim Aufbau.